Le département des ressources humaines de la Croix-Rouge Canadienne désire recruter pour pour son bureau à Port-au-Prince un/une Assistant(e) Administratif /ve.
Fonctions
L’ Assistant(e) Administratif/ve et Financier/ère est chargé(e) de faciliter, coordonner les relations au sein de l’équipe et accomplir les tâches courantes relatives aux activités financières et administratives pour la Délégation de la Croix Rouge Canadienne en Haïti.
Administration :
• S’occuper de l’accueil du personnel et des visiteurs
• Préparer les réunions du personnel, prendre des notes et préparer les comptes rendus à cet effet
• Gérer les courriers départ/arrivée et en assurer le contrôle qualité
• Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers administratifs
• Préparer les missions de l’équipe et suivre les requêtes de paiement/remboursement des frais de mission, etc.
• Assurer la bonne gestion des stocks de fournitures et consommables du bureau
• Assurer la gestion efficace des stocks de matériels de formation
• Réaliser avec l’assistant Log l’inventaire périodique des fournitures et matériels de bureau
• Gérer les contrats et lignes de crédit de la Croix Rouge Canadienne
Finance :
• Contribuer à la gestion des fonds de la délégation canadienne comprenant la gestion de la petite caisse, les factures, les avances…etc;
• Assurer dans un délai raisonnable le dépôt des retours d‘avances
• Coordonner avec le département de la logistique pour l’aspect financier des achats;
• Veiller à ce que tous les documents financiers soient conformes et dument complets
• Fournir régulièrement des mises à jour financières à l’Officier Admin & Finance, à l’équipe de la CRC et au Représentant Pays de la CRC
• Appuyer l’Officier Admin & finance dans les suivis et contrôles liés à son département
• Préparer et transmettre les éléments de rapport financier au superviseur et l’aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers dus au siège de la CRC à Ottawa, aux partenaires, aux bailleurs et d’audit ;
• Préparer et soumettre votre rapport financier mensuel, trimestriel et annuel incluant les documents justificatifs à votre superviseur;
• Respecter les échéances du plan de travail établi avec la SNCRH et la CRC;
Ressources Humaines
• Participer à l’orientation des nouveaux employés et organiser au besoin des formations en leur faveur
• Participer aux activités globales des ressources humaines comprenant le recrutement, les évaluations du personnel, les formations et les réunions hebdomadaire et mensuel;
• Aider le personnel dans la préparation de leur feuille de temps mensuel et les heures supplémentaires périodiques.
• De concert avec les Ressources Humaines de la SNCRH et l’Officier Admin & Finance de la CRC, tenir à jour un fichier de contrôle de la banque de congé du personnel
• Préparer, faire signer et enregistrer les contrats du personnel conformément aux procédures de la SNCRH;
• Préparer et acheminer les documents pour l’assurance du personnel et s’assurer du suivi des indemnités, etc…;
• Classer, archiver et tenir à jour tous les documents clés du personnel pour les besoins d’audit
• Préserver et gérer tous les documents de manière discrète, sûre et confidentielle.
Compétences et qualifications réquises
• Avoir au moins deux (2) années de formation en secrétariat, assistance administrative, administration;
• Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans un poste de soutien administratif et financier avec une orientation programmatique
• Excellente maitrise du Créole et du français (parlé et écrit). L’anglais est un atout.
• Avoir une aptitude à contribuer à l’innovation et au partage des connaissances,
• Autonomie et organisation, forte capacité à gérer les priorités et mener plusieurs activités de front;
• Maîtrise et bonne pratique des logiciels de base : Microsoft Word, Excel, Power Point, de communication électronique et Gestion du courrier;
• Une bonne connaissance du Mouvement de la Croix-Rouge est appréciée.
Constitution du dossier de candidature
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer :
- Curriculum Vitae ;
- Lettre de motivation;
- Copies des diplômes de fin d’études, certificats et attestations;
- Copie de la carte d’identité fiscale ou la carte électorale.
Date limite : 29 juillet 2022
Envoi et Réception des dossiers
Att : Ressources Humaines /: Un /une Assistant(e) Administratif & Financier – Croix Rouge Canadienne
1) Camp de base Croix-Rouge Haïtienne, Avenue Mais Gâté, Route de l’Aéroport, Port-au-Prince, Haïti
2) À l’adresse électronique suivante : ressources.humaines@croixrouge.ht
Cc: gladimyr.metellus@croixrouge.ca
